Ateliers métier avec les agents
Ateliers d'expression du besoin avec les agents du service vie associative
Pour démarrer, l’équipe projet définit les 5 grandes dimensions à traiter dans ce projet : données des associations, subventions, plannings/réservations, annuaire et bénévolats.
Nous participons d’abord à un atelier en tant qu’observateurs et animons ensuite deux ateliers sur la thématique des demandes de subventions et traitement de ces dossiers.
Ces ateliers sont réalisés à distance avec l’aide de l’outil MIRO afin de faciliter les échanges, la participation et le travail collectif des agents à distance.
Recherche usagers
Impliquer citoyens et associations pour comprendre leurs parcours
Sur la base de notre acculturation avec le métier, nous impliquons selon différents formats les usagers cibles du service. Il s’agit d’une part de membres d’associations et d’autre part de citoyens, usagers des services et activités d’associations.
On souhaite en apprendre plus sur les habitudes des citoyens en matière de recherche d’information concernant les associations et le bénévolat.
Pour cela, les citoyens recrutés pour ces entretiens sont membres de bureau, adhérents ou bénévoles dans des associations de taille variable.
Ces entretiens visent à comprendre le parcours de gestion d’une association et les interactions avec l’administration associative pour mieux cerner les besoins et les opportunités.
Pour compléter les données, nous réalisons ensuite deux ateliers, l’un avec des associations de taille modeste et l’autre avec des structures plus importantes.
La discussion est menée autour de cinq grands axes de l’activité des associations : recherche d’informations, réservation/planification, subventions, bénévolat et mise en avant des activités proposées.
Le déroulé se fait en trois étapes :
- partage des parcours identifiés lors des entretiens avec les citoyens ;
- échange et mise en débat pour consolider la modélisation (validation des étapes, ajout d’actions, besoins, freins) ;
- idéation sur les fonctionnalités à mettre en œuvre et priorisation.
Enfin, un questionnaire est diffusé aux citoyens de 14 communes de la Métropole de Bordeaux pour élargir la concertation à d’autres retours d’expérience.
Les questions portent à la fois sur le volet activité et/ou du bénévolat en associations.
L’objectif de ce questionnaire est d’identifier les informations recherchées et les canaux privilégiés pour ces recherches ainsi que tester l’appétence pour un annuaire commun métropolitain des associations.
Pour cette analyse, nous croisons les retours des citoyens, des bénévoles et des membres de bureaux associatifs pour avoir une vision globale des différents profils utilisateurs. Les étapes du parcours se calquent sur les principales thématiques (visibilité, subventions, planning/réservation, bénévolat et annuaire commun).
Cartographie des interactions en co-conception
Finaliser une cartographie proche du service blueprint
Une itération avec l’équipe projet permet de finaliser la cartographie et de décliner le livrable en suivant.
Après une présentation de l’ensemble des résultats, nous animons un atelier de co-conception avec l’équipe projet sur la création d’une cartographie des interactions du portail de la vie associative.
L’objectif de cet atelier est de présenter une cartographie qui synthétise toutes les données de la phase d’exploration. Elle détaille en surface et en profondeur des actions, des besoins et des processus internes qui s’y rattachent. Cette cartographie, qui se rapproche du service blueprint, est construite de façon à montrer la partie invisible du parcours citoyens sur le portail vie associative.
Ensuite, nous proposons une consolidation graphique de la cartographie afin de la mettre en valeur.
L’élaboration d’un support de communication visuelle permettra aux équipes projet de l’utiliser pour présenter le travail réalisé et faire vivre le projet.
Le principal apport de cette approche de visualisation et de compréhension de l’expérience des utilisateurs est de permettre une recherche de solution ou d’idéation de procédés performants.
Rédaction des spécifications ergonomiques
Décrire le minimum acceptable sous forme de user stories
Pour terminer, des spécifications ergonomiques sont produites. Elles décrivent les grands principes ergonomiques que l’outil devra respecter pour assurer le « minimum acceptable » en termes de simplicité d’usage. Ici, elles sont rédigées sous la forme de user story. Ce format permet d’avoir une lecture plus fonctionnelle du futur portail de la vie associative. Certains points n’ont encore pas pu être validés au cours de cette étude et restent à explorer.
